Comment créer un plan de formation en 3 semaines
L’élaboration d’un plan de formation efficace mobilise souvent les responsables RH et formation durant des mois. La réalité du terrain impose souvent un calendrier à rallonge pour garantir la pertinence des actions proposées. Du recueil des besoins à l’inscription aux sessions, les équipes RH peinent à gagner en productivité.
Nous vous proposons ici une méthodologie éprouvée pour créer votre plan de formation en trois semaines. Le secret : profiter des avantages d’un catalogue de formation en ligne tout en préservant la qualité des échanges humains dans l’identification des besoins. Cette approche équilibrée permet de concilier agilité opérationnelle et profondeur d’analyse. Résultat : créer un plan de formation rapidement et 100 % adapté aux enjeux de votre organisation.
Guide : élaborer un plan de formation en 3 semaines
Semaine 1 : Cadrage stratégique et préparation des entretiens
La première semaine pose les bases nécessaires à la réussite de votre processus RH. Elle s’articule autour de trois axes essentiels : l’alignement stratégique, la préparation des outils et la mobilisation des acteurs clés.
Alignement de la stratégie RH sur celle de l’entreprise et préparation
Tout plan de formation performant doit être ancré dans la stratégie de l’entreprise. Commencez par organiser une réunion approfondie avec la direction pour comprendre précisément les orientations stratégiques et les priorités business. Ne vous contentez pas d’une simple validation formelle : creusez les enjeux de transformation, d’évolution des métiers et de développement des compétences critiques.
Parallèlement, exploitez les données RH à votre disposition :
- résultats des entretiens annuels d’évaluation,
- cartographie et référentiel des compétences existants,
- indicateurs de performance RH et de mobilité dans les postes de travail.
Ces éléments vous fourniront une première vision des écarts à combler et des populations prioritaires pour votre plan de développement des compétences.
Cette phase préparatoire doit également permettre de définir clairement le cadre budgétaire et temporel dans lequel s’inscrira votre plan. Établissez un budget de formation prévisionnel réaliste, en tenant compte des contraintes financières et des opportunités de financement externe via les OPCO. Gardez aussi en tête que certains talents peuvent mobiliser leur compte personnel de formation : bilan de compétence, validation des acquis, etc.
Configuration du catalogue de formation et des outils
Voici l’un des leviers majeurs d’efficacité dans votre démarche. Vous gagnerez à mettre en place un catalogue de formation en ligne accessible à l’ensemble des parties prenantes. Sélectionnez une plateforme adaptée à votre contexte, assurant une consultation fluide et une recherche intuitive par les utilisateurs.
Il s’agit de centraliser l’ensemble de l’offre de formation disponible, interne comme externe. Pour gagner du temps, des catalogues « clés en main » existent. Ils peuvent être personnalisés en une heure à peine et assurent :
- une mise à jour des sessions en temps réel,
- une structure cohérente : par domaines de compétences, par niveaux (débutant à expert), par objectifs pédagogiques, ou encore par populations cibles,
- un moteur de recherche facilitant les requêtes,
- la possibilité de recommander des sessions aux collaborateurs.
Cette organisation facilitera grandement l’exploration ultérieure par les managers et collaborateurs.
Communication et formation des managers
La fin de cette première semaine doit être consacrée à la mobilisation des acteurs clés du processus, en particulier les managers. Élaborez une communication claire et engageante sur la démarche de recueil des besoins. A vous d’insister sur les bénéfices attendus tant pour l’organisation que pour les talents.
Organisez une ou plusieurs sessions de formation à destination des managers pour les préparer à la conduite des entretiens. Présentez-leur le catalogue en ligne et formez-les à son utilisation. Ils pourront ainsi exploiter efficacement cet outil RH lors des discussions avec leurs équipes autour de la montée en compétences.
Mettez également en place un système de support (permanence téléphonique, chat, FAQ) pour répondre aux éventuelles questions. Cette disponibilité rassurera les managers et facilitera leur appropriation de la démarche.
Semaine 2 : Recueil des besoins de formation via entretiens managers-collaborateurs
Cette deuxième semaine constitue le cœur de votre dispositif. Elle est entièrement dédiée aux échanges entre managers et collaborateurs, enrichis par l’accès au catalogue de formation en ligne.
Préparation des acteurs
Avant le démarrage des entretiens, encouragez les collaborateurs à consulter le catalogue pour explorer les possibilités et types de formation disponibles. Ce travail préalable leur permettra d’arriver aux entretiens avec des idées plus précises et des demandes mieux qualifiées.
De leur côté, les managers doivent préparer leurs entretiens en fonction des besoins spécifiques de leur service et des orientations stratégiques définies en première semaine. Invitez-les à prendre en compte les écarts de compétences observés dans leur équipe et les évolutions prévisibles des métiers concernés.
Durant cette phase préparatoire, l’équipe RH doit rester disponible pour accompagner le processus de recueil des besoins de formation. Il s’agit de répondre aux questions et lever les éventuels obstacles techniques ou méthodologiques.
Conduite des entretiens individuels
Les entretiens constituent des moments privilégiés d’échange sur le développement professionnel. Ils doivent permettre d’identifier précisément les besoins de formation, en croisant les perspectives du collaborateur et du manager.
La discussion doit porter sur les écarts de compétences observés, les aspirations d’évolution et les besoins liés aux projets actuels ou futurs. Le catalogue en ligne devient alors un support précieux pour identifier les formations les plus pertinentes. Il permet de visualiser immédiatement les contenus, prérequis et modalités des programmes de formation.
À l’issue de chaque entretien – qui peut être un entretien professionnel, les besoins identifiés doivent être documentés de manière structurée. Un formulaire standardisé doit inclure les formations sélectionnées, mais aussi leur priorisation selon leur impact opérationnel et leur degré d’urgence.
Suivi et ajustements continus
Tout au long de cette semaine dédiée aux entretiens, l’équipe RH doit assurer un suivi quotidien de l’avancement du processus. Ce suivi permettra d’identifier rapidement les éventuels retards ou difficultés et d’y apporter les corrections nécessaires.
Parallèlement, une analyse progressive des premières remontées permettra d’ajuster le catalogue si des besoins récurrents non couverts émergent des discussions. Cette adaptabilité est essentielle pour garantir la pertinence de l’offre proposée.
Des relances ciblées peuvent également être nécessaires pour s’assurer que tous les entretiens sont bien réalisés dans le délai imparti. La qualité du plan final dépend en effet de l’exhaustivité du recueil des besoins.
Semaine 3 : Consolidation, arbitrage et finalisation du plan de formation
La dernière semaine du processus est consacrée à la transformation des besoins recueillis en un plan de formation structuré, cohérent et réalisable. C’est ici que l’expertise RH prend toute sa dimension dans l’analyse, l’arbitrage et la construction d’une proposition à forte valeur ajoutée.
Analyse et structuration du plan
Les premiers jours de cette semaine doivent permettre de consolider l’ensemble des demandes issues des entretiens et d’en tirer une vision globale. Analysez les tendances qui se dégagent par département, par métier, par niveau hiérarchique, pour identifier les besoins transverses et les spécificités.
Cette analyse des besoins en formation vous permettra de repérer les sessions qui pourraient être mutualisées entre plusieurs services ou populations, pour des économies d’échelle significatives. Elle mettra également en lumière les domaines de compétences prioritaires au regard des objectifs stratégiques définis en première semaine.
Sur cette base, élaborez une première ébauche de plan de formation structuré. Il s’agit de regrouper les actions par thématiques, par publics, ou par temporalité (court, moyen et long terme). Cette structure facilitera les arbitrages ultérieurs et la communication du plan final.
Optimisation et validation
L’étape suivante consiste à optimiser le plan de formation ébauché, en tenant compte des contraintes budgétaires et organisationnelles. Le catalogue de formation en ligne vous sera particulièrement utile à ce stade. Il délivre des données précises sur les coûts, durées et modalités des formations envisagées.
Au-delà des actions individuelles, cherchez à construire des parcours de formation cohérents qui permettront un développement progressif et durable des compétences ciblées. Cette approche par parcours est souvent plus efficace qu’une succession de programmes isolés.
Intégrez également les contraintes de calendrier et de disponibilité des équipes. Veillez à étaler les formations sur l’année pour minimiser l’impact sur l’activité. Tenez compte des périodes de forte charge et des cycles business propres à votre secteur.
Une fois cette optimisation réalisée, présentez votre proposition aux managers pour recueillir leurs retours et procéder aux derniers ajustements. Cette validation intermédiaire garantira l’adhésion et facilitera le déploiement ultérieur du plan de formation.
Finalisation et communication du plan de formation
La dernière étape consiste à finaliser le plan complet, avec son budget détaillé et son calendrier prévisionnel. Préparez également les dossiers qui seront soumis aux OPCO pour les demandes de financement externe. Les données structurées disponibles dans votre catalogue seront d’une précieuse aide.
Soumettez ensuite ce plan finalisé à la validation définitive de la direction. A vous de mettre en évidence son alignement avec les orientations stratégiques et le retour sur investissement attendu.
Une fois cette validation obtenue, déployez une communication claire et adaptée à destination des managers et des collaborateurs. Cette communication doit présenter les grandes lignes du plan, ses objectifs et les modalités pratiques de mise en œuvre.
Les bénéfices du catalogue de formation en ligne dans cette approche
L’intégration d’un catalogue de formation en ligne dans le processus apporte de nombreux avantages à chaque étape :
- L’enrichissement des entretiens de recueil des besoins est significatif. Grâce au catalogue, managers et collaborateurs accèdent à une vision claire des possibilités avant même les discussions. Cela permet des échanges plus concrets, une meilleure qualification des attentes et un alignement facilité entre besoins individuels et offre disponible.
- Le processus de consolidation et d’arbitrage gagne également en efficacité. L’harmonisation des demandes, l’identification rapide des formations récurrentes et la visibilité immédiate sur les coûts et disponibilités fournissent des données fiables pour des arbitrages éclairés.
- Enfin, les aspects administratifs sont considérablement fluidifiés par la centralisation des informations sur une plateforme unique. La traçabilité des demandes et validations, la préparation facilitée des dossiers administratifs et la gestion simplifiée des inscriptions représentent un gain de temps précieux pour les équipes RH (impactant le ROI de la formation).
Conclusion : votre plan de formation créé en quelques semaines
Il est donc possible de créer un plan de formation en trois semaines offrant un bon équilibre entre rigueur méthodologique et efficacité opérationnelle. Cette méthodologie du plan de formation préserve la richesse des échanges humains dans l’identification des besoins. Elle exploite les avantages d’un outil RH à forte valeur ajoutée.
La clé du succès réside dans l’implication active des managers, une communication transparente tout au long du processus, et un catalogue de formation de qualité, bien structuré et régulièrement mis à jour. Avec ces ingrédients réunis, votre plan de formation sera pertinent, bien calibré et compris par l’ensemble des parties prenantes.
Aujourd’hui, le développement des compétences des salariés est devenu un enjeu stratégique majeur. Cette méthodologie vous permettra de transformer votre plan de formation en un véritable levier de performance et d’engagement pour votre organisation.