Comment recueillir et arbitrer les besoins en formation

Le recueil des besoins en formation suivi de leur arbitrage est un processus RH aussi stratégique que complexe. En France, le code du travail impose un investissement minimum de 1 % de la masse salariale brute dès 11 salariés dans le cadre du financement de la formation professionnelle continue.

Voici comment bien recueillir des besoins en formation et maîtriser l’art de l’arbitrage, avec des conseils concrets et directement applicables dans votre organisation.

Les fondamentaux d’un recueil de besoins de formation efficace

Le recueil des besoins en formation ne se résume pas à collecter des souhaits ou des envies. Il s’agit d’identifier méthodiquement les écarts entre les compétences disponibles et celles nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Pour être vraiment efficace, votre démarche doit intégrer trois niveaux d’analyse complémentaires :

• les besoins stratégiques : compétences nécessaires pour soutenir la stratégie d’entreprise dans les 1-3 ans à venir
• les besoins collectifs
• les besoins individuels : exigences actuelles du poste, évolution professionnelle

💡Établissez dès le départ un calendrier précis pour votre processus d’identification des besoins formation. Prévoyez idéalement une période de 2 à 3 mois entre le lancement de la collecte et la finalisation du plan, avec des étapes bien définies. Partagez ce calendrier à toutes les parties prenantes.

Les méthodes de collecte des besoins

La clé réside dans une combinaison intelligente d’approches complémentaires.

Les entretiens individuels : la richesse du qualitatif

Les entretiens annuels d’évaluation constituent un moment privilégié pour l’expression des besoins en formation. Les entretiens professionnels obligatoires tous les deux ans offrent un cadre dédié au développement RH.

💡Fournissez aux managers un guide d’entretien conçu pour l’identification des besoins formation. Cette trame doit les aider à distinguer ce qui relève de l’adaptation au poste (prioritaire), du développement des compétences (important) et des aspirations personnelles (à considérer dans une vision plus large).

Les approches collectives : l’intelligence du groupe

Les workshops par équipe ou métier permettent d’identifier des besoins transversaux que les entretiens individuels ne révèlent pas toujours.

💡Organisez des ateliers de 2 heures par équipe ou famille de métiers, animés par un binôme RH/manager. Utilisez des techniques d’animation dynamiques comme le brainstorming inversé (« Quelles compétences nous manquent pour atteindre nos objectifs stratégiques? ») ou la projection (« Dans 3 ans, notre métier nécessitera quelles nouvelles compétences ? »).

Les méthodes d’auto-déclaration

Les questionnaires et plateformes digitales permettent une expression directe des besoins par les collaborateurs eux-mêmes.

💡Si vous utilisez un questionnaire d’auto-déclaration, structurez-le autour des compétences clés identifiées pour chaque métier. Demandez aux collaborateurs d’évaluer leur niveau actuel et l’importance de la compétence pour leur poste.

L’apport des données RH : l’objectivation nécessaire

Les évaluations de performance, les cartographies de compétences, les données de mobilité interne sont autant de sources précieuses pour identifier les besoins en formation.

💡Avant de lancer votre campagne de recueil des besoins formation, analysez les évaluations des six derniers mois pour identifier les lacunes de compétences.

Les outils numériques au service du recueil des besoins en formation

SIRH et modules spécialisés : la centralisation intelligente

Les logiciels de formation permettent de centraliser l’ensemble du processus : expression des besoins, validation managériale, consolidation et reporting.

Les catalogues de formation en ligne : l’inspiration guidée

Un catalogue de formation en ligne bien structuré et accessible constitue un support d’information et un puissant outil d’expression des besoins.

Structurer l’expression des besoins pour faciliter l’arbitrage

La qualité de votre arbitrage des besoins formation dépendra largement de celle des informations collectées. Un recueil des besoins en formation structuré est donc essentiel.

Élaborez un format unique d’expression des besoins, que vous utiliserez quel que soit le canal de collecte (entretiens, ateliers, auto-déclaration). Le formulaire standard pourra comporter les champs suivants :

• Compétence(s) visée(s)
• Objectifs terrain (que pourra faire le collaborateur après la formation ?)
• Impact attendu sur la performance (indicateurs RH mesurables)
• Degré d’urgence (immédiat, moyen terme, long terme)
• Lien avec les projets en cours ou à venir

💡 Chaque besoin de formation exprimé doit être qualifié selon sa nature et sa finalité. Demandez systématiquement si la formation vise :

• Une adaptation au poste actuel
• Une évolution des compétences en anticipation de changements
• Un développement professionnel à moyen terme
• Une reconversion ou mobilité interne

Cette qualification sera déterminante pour l’arbitrage et les sources de financement mobilisables.

La priorisation précoce : l’arbitrage anticipé

Encouragez une première priorisation dès l’expression des besoins, notamment au niveau managérial. Demandez aux managers de classer les demandes de leur équipe par ordre de priorité et de justifier ce classement. Cela les responsabilisera et vous fournira de précieux éléments pour l’arbitrage global.

L’art de l’arbitrage : critères et méthodologie

L’arbitrage des besoins formation est souvent perçu comme la partie la plus délicate du processus. Comment choisir de manière objective et équitable face à des demandes légitimes mais excédant les ressources disponibles ?

Définir des critères d’arbitrage transparents

💡 La clé d’un arbitrage accepté réside dans la transparence et la cohérence des critères utilisés. Définissez et communiquez en amont 4 à 6 critères d’arbitrage pondérés. Par exemple :

• Alignement avec les priorités stratégiques (30 %)
• Retour sur investissement estimé (25 %)
• Urgence opérationnelle (20 %)
• Équité entre services/collaborateurs (15 %)
• Faisabilité logistique et organisationnelle (10 %)

💡 Élaborez une grille d’évaluation à double entrée : d’un côté les formations demandées, de l’autre vos critères pondérés. Pour chaque formation, attribuez une note de 1 à 5 sur chaque critère, puis calculez un score global. Cette méthode objective de gestion de la formation permettra un premier classement à ajuster ensuite selon des considérations plus qualitatives.

Les quatre dimensions clés de l’arbitrage des besoins formation

Pour un plan de formation efficace, votre arbitrage doit équilibrer quatre dimensions complémentaires :

• Impact business et ROI : quel problème business ce programme de formation va-t-il résoudre ?
• Urgence et criticité : évaluez les risques associés à l’absence de formation obligatoire ou indispensable. Certains besoins ne peuvent être différés sans conséquences (conformité réglementaire, sécurité, compétences clés manquantes).
• Cohérence avec les parcours professionnels : Intégrez la dimension développement et rétention des talents. L’arbitrage des besoins formation doit aussi servir votre stratégie de gestion des talents.
• Faisabilité budgétaire et impact sur le poste du travail

💡 Pour chaque grande famille de besoins identifiés, recherchez des modalités alternatives pouvant réduire les coûts tout en maintenant la qualité : formations internes, classes virtuelles, etc.

Mettez en place un comité d’arbitrage restreint (3-5 personnes) incluant RH, représentants métiers et direction. Préparez en amont un pré-arbitrage basé sur votre grille multicritères, puis présentez au comité uniquement les cas nécessitant une discussion (scores intermédiaires, demandes atypiques, enjeux spécifiques).

Cas pratique : méthodologie d’arbitrage en 5 étapes

Voici une approche structurée en 5 étapes pour transformer vos besoins recueillis en un plan de formation cohérent et optimisé :

Étape 1 : Consolidation et première analyse

Regroupez l’ensemble des besoins dans un tableau unique, en standardisant leur formulation. Identifiez les doublons et les demandes similaires pouvant être mutualisées.

💡 Créez des catégories standards pour faciliter l’analyse : compétences techniques, compétences comportementales, management, bureautique, langues, certifications… Pour chaque catégorie, calculez le volume de demandes et le budget théorique à prendre en compte.

Étape 2 : Segmentation et regroupement

Organisez les demandes par populations, métiers ou projets stratégiques pour faire émerger une vision cohérente. Les fortes concentrations de demandes révéleront des besoins collectifs prioritaires.

Étape 3 : Application de la grille d’évaluation

Appliquez votre grille multicritères à chaque demande ou groupe de demandes similaires.

Conseil actionnable : Pour gagner du temps, appliquez d’abord la grille aux catégories de formation plutôt qu’aux demandes individuelles. Puis affinez l’analyse uniquement pour les catégories proches de votre seuil budgétaire.

Étape 4 : Sessions d’arbitrage collaboratif

Structurez la présentation de votre politique de formation au comité en trois parties :

• Les formations « automatiquement » retenues (scores élevés de besoins en compétences)
• Les formations en discussion (scores intermédiaires)
• Les formations non retenues (scores faibles)

Étape 5 : Finalisation et optimisation

Affinez votre plan de développement en recherchant d’éventuelles optimisations. Pour les actions de formation collective très demandées, envisagez de développer des modules internes ou de négocier des tarifs préférentiels. Cette mutualisation permet souvent des économies de 20 à 30 % pour faire monter en compétences les talents.

Bonnes pratiques et facteurs clés de succès

La réussite de votre processus de recueil et d’arbitrage des besoins formation repose sur quelques facteurs clés.

La communication tout au long du processus

Une communication transparente avant, pendant et après le processus renforce l’acceptation des décisions d’arbitrage. Pensez à bien expliquer le processus complet, les critères d’arbitrage et le calendrier.

La gestion des déceptions et des refus

Certaines demandes légitimes ne pourront être satisfaites. Pour chaque refus, préparez une alternative : ressources d’autoformation, inscription sur une liste d’attente prioritaire, formation interne allégée, etc.

La mesure de l’efficacité du processus

Comme tout processus RH, le recueil des besoins en formation doit être évalué et amélioré continuellement. Un questionnaire post-processus permettra d’identifier les points d’amélioration pour le cycle suivant.