Comment créer un référentiel des compétences ?

Le référentiel des compétences s’impose comme un outil RH stratégique incontournable pour toute organisation soucieuse de développer efficacement son capital humain.

Ce guide complet vous présente tous les aspects essentiels liés à la conception, la mise en œuvre et l’exploitation d’un référentiel des compétences efficace.

Qu’est-ce qu’un référentiel des compétences ?

Un référentiel des compétences est un document structuré qui répertorie, définit et organise l’ensemble des compétences nécessaires à la réalisation des activités au sein d’une organisation. Véritable pierre angulaire de la gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels (GEPP), il constitue un langage commun pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Les 3 types de compétences

Un référentiel complet distingue généralement trois catégories de compétences :

• Les compétences techniques (ou hard skills) : savoirs et savoir-faire spécifiques à un métier ou une fonction (programmation informatique, comptabilité, maintenance industrielle…)
• Les compétences comportementales (ou soft skills) : qualités personnelles et relationnelles (communication, travail en équipe, adaptabilité…)
• Les compétences transversales : capacités mobilisables dans diverses situations professionnelles (gestion de projet, analyse de données, langues étrangères…)

Les différentes formes de référentiels

Selon les besoins de l’entreprise, le référentiel peut être structuré de différentes manières :

• Par métier : détaille les compétences clés pour chaque fonction spécifique
• Par famille professionnelle : regroupe les compétences communes à un ensemble de métiers connexes
• Par niveau hiérarchique : définit les attentes des évaluations de compétences selon le niveau de responsabilité
• Mixte : combine plusieurs approches pour une vision complète

Le dictionnaire des compétences fait partie intégrante du référentiel. Il fournit pour chaque compétence identifiée une définition précise, des indicateurs observables et souvent une échelle d’évaluation permettant de mesurer le niveau de maîtrise.

Pourquoi mettre en place un référentiel des compétences ?

Son implémentation offre de nombreux avantages pour la fonction RH et l’organisation dans son ensemble.

Optimisation du recrutement et de l’intégration

Un référentiel bien conçu permet de :

• Définir précisément les profils de postes basés sur les compétences requises
• Structurer les entretiens de recrutement par compétences
• Objectiver les décisions d’embauche
• Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs grâce à des parcours adaptés

Développement ciblé des talents

Le référentiel constitue le socle pour :

• Identifier les besoins en formation professionnelle
• Concevoir des parcours de développement personnalisés
• Mettre en place des actions de coaching ciblées
• Favoriser l’autoformation en rendant visibles les compétences à acquérir

Amélioration de la mobilité interne

La cartographie des compétences issue du référentiel facilite :

• L’identification des passerelles entre métiers
• La détection des talents et des potentiels
• La préparation des évolutions de carrière
• La réorientation professionnelle en cas de transformation des métiers

Anticipation des besoins futurs

Dans le cadre de la GEPP, le référentiel permet de :

• Analyser les écarts entre compétences disponibles et besoins futurs,
• Anticiper les impacts des évolutions technologiques et organisationnelles,
• Préparer les plans de succession,
• Sécuriser les compétences critiques pour l’organisation.

Méthodologie pour créer un référentiel efficace

La construction d’un référentiel des compétences nécessite une approche méthodique et collaborative.

Pour commencer, il est nécessaire de cadrer le projet : objectifs du référentiel, périmètre à couvrir, parties prenantes…

Les ressources humaines peuvent ensuite passer à la phase opérationnelle, soit la collecte et l’analyse des données. Pour réaliser une cartographie des compétences pertinente, plusieurs méthodes peuvent être combinées :

• analyse documentaire (fiches de poste, référentiels existants, matrice des compétences d’un métier…),
• entretiens avec des experts métiers,
• observations de situations professionnelles…

Pour aller plus loin, découvrez les 7 étapes à suivre pour créer un référentiel des compétences.

Comment déployer et utiliser le référentiel des compétences ?

Une fois créé, le référentiel des compétences doit être intégré dans l’ensemble des processus RH :

Intégration aux processus de recrutement

Le référentiel permet de rédiger des offres d’emploi basées sur les compétences clés et de structurer les grilles d’entretien. Il facilite une évaluation objective des candidats et permet de présenter clairement les attentes aux nouvelles recrues.

Application à l’évaluation et au développement

Le référentiel constitue la base pour structurer les entretiens annuels d’évaluation des compétences. Cet outil permet d’identifier les écarts entre compétences attendues et réelles et d’élaborer des plans de développement individuels. La mise en place d’actions de formation ciblées accélère la montée en compétences des collaborateurs et leur permet d’évoluer professionnellement de manière structurée.

Utilisation pour la gestion des carrières

Dans le cadre de la gestion des talents, le référentiel facilite :

• L’identification des potentiels d’évolution
• La construction de parcours de carrière transparents avec les plans de formation associés
• La préparation aux mobilités et promotions à mettre en œuvre
• La valorisation des acquis de l’expérience

Évolution et maintenance du référentiel

Un référentiel n’est pas un outil statique et doit évoluer avec l’organisation. Pour une utilisation optimale, il gagne à être intégré dans un logiciel de gestion des compétences.

Pour rester pertinent, un référentiel des compétences doit être révisé :

• Annuellement pour des ajustements mineurs (ex : révision de l’échelle de niveau de compétences)
• Tous les 2-3 ans pour une refonte plus substantielle de l’ensemble des compétences
• À chaque transformation majeure de l’organisation ou du secteur

La maintenance implique d’assurer une veille sur l’évolution des métiers et d’anticiper l’impact des innovations technologiques. Côté RH, il s’agit d’identifier les nouvelles compétences clés émergentes et de supprimer les compétences devenues obsolètes qui alourdissent le document.

Pour une évolution maîtrisée, il est recommandé de :

• Désigner un responsable du référentiel
• Mettre en place un comité de pilotage
• Définir un processus clair de proposition et validation des modifications
• Documenter l’historique des évolutions

L’actualisation du référentiel nécessite une communication transparente sur les évolutions et une formation continue des utilisateurs.

Conclusion

Le référentiel des compétences s’impose comme un levier stratégique pour les organisations confrontées aux transformations rapides du monde du travail. Il ne peut pas être défini en tant qu’un simple outil de gestion des ressources humaines. Il constitue une boussole pour orienter le développement du capital humain et assurer l’agilité au quotidien.

Les organisations qui réussissent à mettre en place un référentiel des compétences en entreprise efficace bénéficient d’un avantage concurrentiel significatif. Elles peuvent anticiper les besoins, développer les talents de façon ciblée et favoriser l’engagement des collaborateurs grâce à des parcours d’évolution transparents.

Aujourd’hui, les compétences comportementales prennent une importance croissante. Le marché du travail se transforme sous l’émergence de l’intelligence artificielle et la guerre des talents fait rage. Dans ce contexte, disposer d’un référentiel des compétences adapté et dynamique n’est plus une option… mais un enjeu RH prioritaire.

Pour réussir cette démarche, trois facteurs clés sont à retenir : l’implication large des acteurs de l’organisation dans la construction du référentiel, l’intégration fluide dans l’ensemble des processus RH, et une maintenance régulière pour garantir sa pertinence dans le temps.

En investissant dans un référentiel des compétences structuré et évolutif, les organisations se donnent les moyens de transformer leur capital humain en véritable avantage compétitif durable.