Un plan de formation structuré ne se limite pas à une obligation légale. Il permet d’anticiper les évolutions de métiers et d’aligner le développement des compétences sur les besoins stratégiques de l’entreprise. En effet, 85 % des métiers de 2030 n’existent pas encore (étude France Travail 2024). D’où l’importance fondamentale d’un plan de formation en entreprise dynamique.
Une planification inefficace peut entraîner une perte de temps et de budget, ainsi qu’une démobilisation des équipes face à des actions de formation mal ciblées.
Voici la méthodologie en 5 étapes pour construire un plan de formation performant, du recueil des besoins au pilotage des résultats, tout en optimisant le budget de formation. Un modèle de plan de formation téléchargeable vous est également proposé pour structurer efficacement vos actions.
Qu’est-ce qu’un plan de formation et pourquoi est-il indispensable ?
Définition du plan de formation et du plan de développement des compétences
Le plan de formation, aussi appelé plan de développement des compétences, est un document structurant l’ensemble des actions de formation prévues pour les collaborateurs. Il vise à répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise tout en favorisant l’évolution professionnelle des salariés.
Différence entre les deux termes :
- Le plan de formation (terme historiquement utilisé) était davantage centré sur la mise en conformité réglementaire.
- Le plan de développement des compétences, introduit par la réforme de la formation professionnelle en 2018, englobe une vision plus large incluant l’évolution des talents et l’employabilité à long terme.
Pourquoi structurer un plan de formation ?
Un plan de formation bien conçu apporte de nombreux bénéfices, tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs :
✅ Alignement avec la stratégie d’entreprise : en développant les compétences nécessaires aux projets de croissance.
✅ Engagement et fidélisation des talents : les collaborateurs valorisent les entreprises qui investissent dans leur montée en compétences.
✅ Optimisation des ressources : éviter les formations inutiles et maximiser l’impact des investissements en formation.
✅ Respect des obligations légales : certaines formations sont obligatoires (santé, sécurité, conformité).
Étape 1 : Le recueil des besoins de formation
La première étape d’un plan de formation efficace est de recueillir les besoins en compétences pour s’assurer que les actions mises en place correspondent aux attentes des équipes et aux priorités de l’entreprise.
Un recueil mal structuré peut entraîner :
❌ Des formations inutiles, sans impact réel sur la performance.
❌ Un manque de visibilité sur les besoins métiers à venir.
❌ Une frustration des collaborateurs si leurs attentes ne sont pas prises en compte (validation des acquis ou autre).
Il est essentiel d’utiliser des sources variées afin d’obtenir une vision complète des attentes et des enjeux :
Les entretiens annuels et professionnels
- Permettent d’identifier les aspirations des collaborateurs.
- Aident à recenser les lacunes en compétences et à planifier des actions correctives.
L’analyse des indicateurs RH
- Turnover, taux d’absentéisme, performance individuelle et collective.
- Évaluation des compétences clés et des écarts entre les postes actuels et futurs.
Les retours des managers et des équipes terrain
- Organisation de réunions dédiées avec les managers pour collecter leurs besoins spécifiques.
- Utilisation d’enquêtes internes pour identifier les formations les plus pertinentes.
L’exploitation d’un SIRH et des outils digitaux
- Un logiciel de gestion de la formation permet d’automatiser la collecte des besoins et de centraliser les demandes.
- Facilite la priorisation et l’optimisation du budget de formation.
Structurer le recueil avec un modèle téléchargeable
Afin d’optimiser cette étape, nous vous proposons un modèle de plan de formation à télécharger. Ce template inclut une grille de recueil des besoins pour structurer efficacement votre stratégie de formation.
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L’étape suivante consiste à prioriser les actions de formation et construire un plan aligné sur les objectifs de l’entreprise.
Étape 2 : La priorisation et l’élaboration du plan de formation
Une fois les besoins collectés, il est essentiel de prioriser les actions de formation pour maximiser leur impact.
Définir des critères de sélection pertinents
- Alignement stratégique : La formation doit répondre aux objectifs de l’entreprise.
- Impact sur la performance : Privilégier les formations qui vont contribuer à améliorer directement les résultats individuels et collectifs.
- Contraintes budgétaires : Arbitrer entre les formations obligatoires et celles à forte valeur ajoutée.
Catégoriser les types de formation
- Obligatoires : Sécurité, conformité réglementaire au poste de travail.
- Stratégiques : Compétences critiques pour la compétitivité de l’entreprise.
- Transverses : Développement des soft skills (leadership, collaboration).
Structurer l’offre avec un référentiel de compétences
Un référentiel de compétences permet d’aligner chaque formation avec les évolutions de carrière et les besoins métiers, garantissant ainsi une gestion des talents efficace.
Étape 3 : Le budget de formation, comment optimiser ses ressources ?
Un budget de formation bien structuré permet d’optimiser les investissements tout en respectant le cadre légal. Les entreprises doivent investir dans la formation pour répondre à leurs obligations réglementaires et maintenir l’employabilité de leurs salariés.
Les sources de financement disponibles
- OPCO et financements publics : Prise en charge partielle ou totale selon les critères définis.
- Budget de formation propre à l’entreprise : Investir au minimum 1 % de la masse salariale brute dès 11 salariés.
- Co-investissement entreprise/salarié : Encourager l’implication des collaborateurs dans leur montée en compétences via le compte personnel de formation.
Maximiser le ROI de la formation
- Évaluer l’impact : Mesurer le bénéfice des formations sur la performance et l’engagement collaborateur.
- Prioriser les formations à fort impact business : Favoriser celles qui apportent des résultats concrets et mesurables.
🔍 Prochaine étape : déployer et suivre efficacement son plan de formation.
Étape 4 : Déploiement et suivi du plan de formation
Une fois le plan de formation validé, il est nécessaire de structurer son déploiement et d’assurer un suivi efficace pour garantir son impact.
Mise en place du calendrier de formation
Planifiez les sessions en fonction des périodes d’activité et de disponibilité des équipes. Il est intéressant de mettre en place différents formats pour la gestion de la formation : e-learning, présentiel, mentorat… Tenir compte des préférences de chacun permet de mieux impliquer les collaborateurs dans leur parcours de formation.
Le rôle clé des managers dans l’engagement des collaborateurs
Côté RH, il est indispensable de sensibiliser les managers à l’importance du développement des compétences. Au-delà des actions de communication, il est utile de leur fournir des outils pour accompagner leurs équipes dans leur montée en compétences. La formation doit être abordée lors de l’entretien professionnel (rapide bilan de compétences), mais les besoins et aspirations peuvent être abordés durant l’entretien annuel.
Impliquer les managers dans la mise en œuvre de la gestion des talents permet de renforcer l’impact des actions RH. Les encadrants sont des acteurs clés dans la définition des plans de carrière des collaborateurs.
Suivi en temps réel des formations avec un logiciel de gestion de la formation
Un logiciel Formation tel qu’un TMS (Training Management System) simplifie le pilotage du plan de formation en automatisant de nombreuses tâches administratives :
- Inscription en quelques clics aux sessions de formation,
- Gestion des présences, reports et annulations,
- Suivi du budget prévu et engagé en temps réel…
Éviter les formations inutiles : l’importance du feedback post-formation
Lors du déploiement du plan de formation, il est recommandé d’évaluer la satisfaction des participants après chaque session. Dans un second temps, une évaluation avant / après formation doit permettre de mesurer la pertinence de la formation. La gestion RH gagne à adapter en continu le plan de formation, si possible, en fonction des retours et des performances observées.
Étape 5 : Piloter et mesurer l’efficacité du plan de formation
L’évaluation de l’impact des actions de formation est une étape fondamentale pour garantir leur alignement avec les objectifs de l’entreprise.
Les indicateurs clés de performance RH (KPI RH)
Pour mesurer l’efficacité du plan de formation, suivez des KPI pertinents :
- Taux de participation et de complétion afin d’évaluer l’adhésion des collaborateurs.
- Évaluation des compétences post-formation pour vérifier l’acquisition des connaissances ou encore taux de mobilité interne,
- Impact sur la productivité et la performance pour analyser l’amélioration des résultats individuels et collectifs.
Les seuils d’alerte pour un pilotage du plan de formation réactif
Le suivi des indicateurs clés de performance RH est essentiel, mais ne suffit pas à garantir l’efficacité du plan de formation. Pour une gestion proactive, il est indispensable d’établir des seuils d’alerte permettant de détecter rapidement les écarts et de prendre en compte des actions en conséquence :
✅ Identifier rapidement les formations sous-performantes et ajuster les contenus ou formats.
✅ Détecter les décrochages des collaborateurs pour adapter l’accompagnement.
✅ Anticiper les dérives budgétaires et réaffecter les ressources efficacement.
✅ Assurer une montée en compétences cohérente avec les objectifs business.
Exemples de KPI Formation et des seuils d’alerte associés
Voici quelques exemples concrets de seuils d’alerte pertinents à suivre dans un logiciel de gestion de la formation :
📌 Participation et complétion
🚨 Seuil critique : si le taux de participation à une formation descend en dessous de 60 %, une action corrective est nécessaire (ajustement du format, meilleure communication).
⚠️ Seuil d’attention : en dessous de 80 %, une analyse des causes est recommandée.
Engagement et satisfaction des collaborateurs
🚨 Seuil critique : une note moyenne inférieure à 3/5 sur la satisfaction post-formation indique un besoin urgent d’amélioration.
⚠️ Seuil d’attention : en dessous de 4/5, une analyse qualitative des retours est recommandée.
Budget et ROI des formations
🚨 Seuil critique : si plus de 20 % du budget est consommé avant la mi-année sans résultats probants, un réajustement des investissements est nécessaire.
⚠️ Seuil d’attention : en cas de dépassement de 10 %, une revue du financement de la formation est conseillée.
En définissant des seuils d’alerte clairs, les RH pilotent le plan de formation de manière agile. Ils garantissent une montée en compétences réellement alignée avec les priorités stratégiques de l’entreprise. 🚀
🔍 Prochaine étape : intégrer ces bonnes pratiques pour optimiser votre stratégie de formation.